Declaración de renta en Colombia 2025: estos son los soportes y certificados obligatorios para cumplir con sus deberes fiscales

La declaración de renta representa un deber fiscal para personas naturales y jurídicas en Colombia, dado que su presentación permite a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) conocer los ingresos, los egresos, el patrimonio y las obligaciones tributarias de los contribuyentes, con el fin de calcular el saldo con el Estado, razón por la que omitir este proceso puede acarrear sanciones.

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Por tal motivo, para cumplir con la declaración año tras año, se deben reunir y organizar una serie de documentos que respalden toda la información reportada ante la autoridad tributaria.

Documento indispensable

El Registro Único Tributario (RUT) es el documento esencial para cualquier trámite tributario en Colombia, pues contiene los datos de identificación, ubicación y la actividad económica de cada contribuyente.

Cualquier persona natural o jurídica que deba presentar declaración de renta debe contar con su RUT actualizado.

Documentación para el patrimonio

Para determinar el patrimonio, se deben presentar documentos que acrediten la propiedad de bienes, derechos, inversiones y deudas, vigentes a 31 de diciembre del año gravable.

Entre los principales soportes se incluyen:

Certificados o extractos de saldos en cuentas bancarias (corrientes y de ahorro).
Certificados de inversiones como CDT, bonos, derechos fiduciarios y otros productos financieros.
Declaraciones o estados de cuenta del impuesto predial de los bienes inmuebles.
Escrituras de adquisición y certificados de instrumentos públicos de propiedades.
Factura de compra o documento con el valor de adquisición de vehículos.
Relación de muebles, enseres, maquinaria y equipo, con sus valores de adquisición y mejoras.
Certificados de avalúo técnico para bienes incorporales como derechos de autor, propiedad intelectual, artística o industrial.
Documentos que respalden cuentas por cobrar y obligaciones, como letras, pagarés e hipotecas.

Documentación para los ingresos

Por otro lado, la Dian exige soportes que demuestren los ingresos obtenidos durante el año tributario, de acuerdo con la naturaleza de la actividad económica, por lo que algunos de los documentos requeridos incluyen:

Certificado de ingresos y retenciones por pagos laborales.
Soportes del promedio salarial referente al pago de cesantías e intereses.
Certificado de salario básico para miembros de las Fuerzas Militares, Policía Nacional o agentes de la Policía.
Certificados de bonificación por retiro voluntario para miembros de la Armada Nacional y otros casos establecidos en la ley.
Certificados de indemnizaciones laborales, pagos por accidentes o enfermedades, gastos de entierro y compensaciones de fuerzas armadas.
Certificados de primas especiales y primas de costo de vida para servidores diplomáticos y empleados en el exterior residentes fiscales en Colombia.
Certificados de ingresos por honorarios, comisiones y servicios.
Certificados de rendimientos financieros expedidos por instituciones bancarias.
Certificados de dividendos y participaciones recibidos durante el año.
Certificados de pagos por concepto de alimentos, utilidades, dividendos, incentivos agrícolas y otros beneficios.
Soporte documental de indemnizaciones sustitutivas de pensión, devoluciones de ahorro pensional y pagos por seguros de vida.

Certificados y documentos de deducciones, costos y gastos

También, es necesario guardar los documentos que respalden pagos efectuados y gastos deducibles del periodo gravable, siempre que tengan relación directa con la actividad generadora de renta y estén soportados legalmente. Entre ellos se encuentran:

Certificados de pago de intereses de créditos hipotecarios.
Certificados por pagos en salud.
Certificados por inversiones en actividades culturales, proyectos audiovisuales y cinematográficos, librerías o centros de reclusión.
Certificados por donaciones realizadas a entidades públicas o territoriales.
Relación de facturas de gastos, sueldos, bonificaciones, vacaciones y otros pagos a empleados.
Certificados de pagos a entidades como las cajas de compensación, ICBF, EPS, administradoras de riesgos laborales y fondos de pensiones.
Comprobantes de pagos de impuestos de Industria y Comercio, avisos y tableros, predial y otros tributos locales.
Documentos que acrediten deducciones por dependientes económicos cuando corresponda.

Reglas sobre costos y gastos deducibles

Aquellas personas naturales que acrediten rentas diferentes al salario pueden descontar costos y gastos que cumplan con los requisitos tributarios establecidos en la norma (numeral 4 del artículo 336 del Estatuto Tributario).

Para quienes reciben honorarios o compensaciones por servicios personales independientes, también es posible deducir los costos y gastos asociados, o en su defecto, escoger la renta exenta aplicable.

Importancia de conservar los documentos

Todos los soportes utilizados para la elaboración de la declaración de renta deben conservarse, pues la Dian puede solicitarlos para verificar la veracidad de la información presentada.

El adecuado resguardo y organización de estos documentos facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y evita sanciones en caso de requerimientos por parte de la autoridad fiscal.