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Ser eficiente significa hacer más cosas con menos recursos. En ese orden de ideas, el arte de ser productivo implica ser eficiente con un recurso que no se puede renovar y requiere cuidado: uno mismo. El ser humano es una máquina tan asombrosa como delicada: puede alcanzar resultados sorprendentes si se aprende a trabajar con sus ritmos. Afortunadamente, el humano ya cuenta con la tecnología para ayudarle a sacar lo mejor de sí mismo en tiempos razonables.
Uno de los mayores obstáculos que enfrenta la gente cuando trata de ser productiva es esquivar las constantes distracciones. Internet y los teléfonos celulares hicieron que las personas estén siempre al alcance de la mano de su familia y amigos —que cuentan chismes y piden favores sin contemplar la hora—, además de estar constantemente bombardeados con información y contenido.
Es probable que usted esté leyendo este artículo mientras debería estar trabajando. También es porbable que no sea el único: en promedio, las personas usan internet durante 6 horas y 40 minutos; eso es una cuarta parte de cada día que no se recupera, pero sí tendrá que reponer con horas de sueño, horas de trabajo extra, sacrificio de tiempo de calidad con familia y amigos, entre otros.
Evitar las distracciones ayudaría a sacar el máximo provecho de los tres tercios básicos del día: ocho horas de descanso, ocho de trabajo y ocho de vida social, autocuidado y ocio.
Cold Turkey. Las redes de las empresas suelen tener sus propios cortafuegos para evitar que los trabajadores se distraigan en redes sociales o tiendas virtuales. Un teletrabajador podría ayudarse con Cold Turkey, un bloqueador personal para computadores de escritorio. Este promete hacer un bloqueo reforzado en páginas o aplicaciones específicas que podrían estar distrayéndolo durante su jornada laboral.
Pawblock. Los amantes de los animales y el conductismo pueden usar la extensión gratuita Pawblock —para los navegadores Chrome y Firefox—. Pueden configurar un lista con los sitios web que los distraigan. Cuando intenten acceder a uno de ellos, se encontrarán con la cara de decepción de un peludo. El semblante del animal cambiará cuando el usuario abandone el sitio y se ponga a trabajar.
Forest. Esta aplicación para celular plantea un juego: el usuario siembra un árbol cada día y, a medida que trabaja sin manipular su teléfono, el árbol crece y florece. Por el contrario, la planta muere si el usuario usa cualquier otra aplicación distractora. Varios días de productividad le permitirán al usuario sembrar un bosque completo, el cual podrá visualizar en sus tiempos libres.
Brainfm. El sonido también puede ser una fuente de distracción. Trabajar con contenido ASMR o ruido blanco puede ayudar a mitigar distracciones como ruidos de obra, música de otras personas, conversaciones ruidosas, entre otros. Brainfm tieneun catálogo de sonidos agradables para mantenerse relajado y concentrado.
Planear los días tiene muchos beneficios. En primer lugar, remueve la carga mental de recordar todo lo que se debe hacer en un día, lo cual es un alivio para personas ansiosas. Además, permite clasificar y priorizar tareas urgentes, para posponer aquellas que puedan esperar. Incluso le puede servir en pleitos legales: una agenda es una forma válida de documentar cada uno de sus días de trabajo. Es uno de los mejores hábitos y aliados de la productividad.
Lo mejor de llevar la agenda en su celular es que difícilmente la dejará en casa, puede editar su contenido en cualquier momento y recibirá recordatorios importantes. Asimismo, algunas de estas aplicaciones ya están instaladas en su celular: solo necesita abrirlas y usarlas.
Calendario de Google. Esta aplicación está instalada por defecto en los teléfonos Android, pero también puede acceder a ella cualquier persona con una cuenta Gmail desde un computador o celular. Puede crear tareas y eventos con fecha y hora, así como compartirles su agenda a sus jefes, compañeros y clientes. Los equipos de Apple cuentan con su propio calendario, pero tienen libertad de escoger el que más les guste.
TickTick. Un defecto que pueden tener los calendarios predeterminados es que están más centrados en organización de tiempo —citas, reuniones, fechas límite— que en organización de tareas —descripción de entregables, procesos, partir una tarea grande en otras más pequeñas—. Algunas personas complementan el calendario con otras aplicaciones predeterminadas, como Notas o Recordatorios. Esta inflexibilidad también lleva a otros usuarios a seguir llevando agendas de papel.
TickTick es una aplicación de agenda que integra las dos necesidades. Permite hacer listas diarias de tareas con horarios específicos, crear tareas a partir de correos o notas de voz, clasificar por prioridad o tipo de tarea, compartir las listas de tareas con otras personas y mucho más.
Todoist. Esta aplicación tiene funciones similares a TickTick, con dos diferencias. Una es que Todoist se puede integrar con decenas de aplicaciones, incluidos los calendarios predeterminados. Otra, que esta aplicación está orientada a la eficiencia: permite dividir una tarea grande en otras más pequeñas, que se pueden visualizar en calendario o lista, según la preferencia del usuario.
Distribuir tareas es toda una tarea que requiere tiempo, diálogo y sentido de justicia. La tecnología puede ayudarle a hacerlo de forma más eficiente. No solamente existen los calendarios compartidos, que le permiten saber si un trabajador está ocupado o no a determinada hora del día: también existen aplicaciones para hacer asignaciones y llevar un control de su avance.
Trello. Esta aplicación es una adaptación de la metodología japonesa Kanban, que ubica todas las tareas de un equipo en un tablero y las separa en tres categorías: por hacer, en proceso y terminadas. Trello permite agregar y quitar usuarios a las tareas, establecer fechas límites —con envío de recordatorios—, adjuntar archivos y saber quién está haciendo qué.
Asana. Mientras Trello es una forma simple de usar el modelo Kanban, Asana permite organizar proyectos a mayor escala. Es ideal para mejorar la productividad en empresas más grandes.
ClickUp. Esta aplicación usa el mismo modelo de Trello y Asana, pero es ideal para equipos de trabajo que no se encuentran en el mismo lugar. Hace las veces de red social, en la que se puede hacer publicaciones y comentarios a las tareas asignadas.
Es posible que algunas de las tareas que esté haciendo hoy puedan hacerse automáticamente, sin que usted o un tercero gasten su precioso tiempo en ellas. Algunas de esas tareas incluyen: subir contenido a las redes sociales a ciertas horas, enviar correos electrónicos, administrar los datos que llegan en correos y mensajes, entre muchas otras.
Se recomienda hacer una lista con todas las tareas que cumple en el día y, posteriormente, revisar cuáles de ellas podrían automatizarse. Le sorprendería la cantidad de servicios que ya están disponibles para administrar comunicaciones y datos sin intervención humana; solo necesita buscarlos. De todos modos, aquí va un par de recomendaciones.
HootSuite. Esta herramienta puede ser útil para publicar en sus redes sociales automáticamente, durante todo el día, dentro o fuera de su jornada laboral.
Zapier. Integrada a varios servicios de internet y a ChatGPT, Zapier se encarga de varios flujos de trabajo por sí solo. Por ejemplo, puede chatear con un usuario y usar esa información para crear una tarea, enviar un correo, administrar las respuestas de un formulario y muchas cosas más.
Butler. Esta aplicación es de los mismos creadores de Trello. Permite automatizar algunas de las tareas del tablero de asignaciones; por ejemplo, si alguien ya terminó una tarea y tiene poca carga de trabajo, Butler puede asignarle la siguiente de la lista.
Un ser humano fatigado no puede trabajar a su máxima potencia y podría hacerse daño. Además de llevar agendas razonables, un trabajador puede cuidar de sí mismo tomando descansos durante su jornada. Ya existen algunas aplicaciones para administrar esas pausas a lo largo del día.
Pomodoro. La técnica pomodoro establece una cuenta regresiva cada 20 o 25 minutos, durante los cuales la persona trabaja con la mayor concentración. Cuando el contador termina, la persona toma una pausa de cinco minutos y el pomodoro vuelve a empezar. Una vez se completan cuatro pomodoros, la persona se toma una pausa de 20 a 30 minutos.
Existen miles de aplicaciones gratuitas de pomodoro para celular y escritorio. Incluso, puede usar el temporizador de su celular para que suene cada 25 minutos.
StandApp. Esta aplicación es una de las más populares para tomar pausas activas. Tiene recordatorios frecuentes para levantarse del escritorio y propone hasta 30 ejercicios diferentes para activar el cuerpo durante la jornada de trabajo.
Eye Care 20 20 20. Las personas que usan pantallas todo el día pueden sufrir fatiga visual, dolores de cabeza y, a largo plazo, pérdida de la agudeza visual. Eye Care 20 20 20 está hecha para hacer pausas que descansen los ojos. Cada 20 minutos, los usuarios de computadores y celulares apartan la vista de la pantalla y la enfocan a un objeto a 20 metros de distancia, durante al menos 20 segundos.
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